xRechnung einfach erklärt

Die xRechnung ist ein Format für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen), das in Deutschland entwickelt wurde. Es handelt sich um eine XML-basierte Struktur, die speziell für den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern konzipiert wurde. In diesem Rahmen wurden die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU für Deutschland in nationales Recht überführt. Diese legen fest, dass öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten müssen.

Im Unterschied zu allgemeinen E-Rechnungen, die in verschiedenen Formaten wie PDF, XML, EDI (Electronic Data Interchange), ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland) oder anderen strukturierten Datenformaten vorliegen können, basiert die xRechnung ausschließlich auf einem strukturierten XML-Datensatz.

Dieser Standard gewährleistet eine medienbruchfreie Übermittlung und eine effiziente, automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten.

Seit 27. November 2020 ist die xRechnung in Deutschland im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern verpflichtend, da diese Rechnungen ab 1.000 € nur noch im Format xRechnung oder ZUGFeRD2 annehmen dürfen. Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, müssen daher sicherstellen, Rechnungen im xRechnungs-Format erstellen und versenden zu können. Dies gewährleistet nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, sondern bringt auch Vorteile wie Effizienzsteigerung, Fehlerreduktion und Kosteneinsparungen durch die Automatisierung von buchhalterischen Prozessen.

xRechnung automatisch erstellen:

Schritt für Schritt im Haus- und SeminarManager erklärt

Um eine xRechnung im Haus- und SeminarManager anzulegen, folgen Sie diesen einfachen Schritten:

  1. Adress- und Bankdaten überprüfen: Gehen Sie zu „Einstellungen“ > „Grundlagen“> „Hausadresse“ und stellen Sie sicher, dass alle Angaben zur Adresse (Postleitzahl, Ort und Land) sowie die Bankdaten vollständig hinterlegt sind.
  2. Exportpfad für XML-Datei definieren: Unter „Einstellungen“ > „Grundlagen“> „Programmeinstellungen“ > „Rechnungswesen“ > „Rechnungsdruck“ legen Sie einmalig den „xRechnung-Exportpfad“ fest.
  3. Leitweg-ID hinterlegen: Hinterlegen Sie die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers unter „Kunde“ > „Finanz“.
  4. Nettorechnung aktivieren: Stellen Sie sicher, dass auf der Rechnungsmaske das Feld „Nettorechnung“* aktiviert ist.

Bei Erfüllung der Voraussetzungen wird bei jedem Rechnungsdruck (auch beim Stapeldruck) eine XRechnung im XML-Format in das angegebene Verzeichnis abgelegt.

*Je nach Konfiguration müssen die Positionen mit Nettobeträgen definiert sein. Bei Fragen wenden Sie sich gerne an unseren Support.


In vier einfachen Schritten zur Erstellung einer xRechnung im Haus- und SeminarManager